ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Conhecimento somente não basta, pois há uma grande diferença entre saber o que deve ser feito e saber o que realmente fazer. Devemos ser sempre automotiváveis e termos atitudes adequadas.

São necessárias em relação ao tempo, assim como a prática constante e a consolidação de bons hábitos de trabalho.

Administrar bem o tempo não significa trabalhar mais arduamente. Significa trabalhar de forma mais inteligente.

                                    Por que seu tempo é importante ? 

Porque tempo é vida e desperdiçar seu tempo é desperdiçar sua vida. 

Tempo x Papéis

- Profissional – Familiar – Social – Educacional – Recreacional

“Apesar de não ter tempo, tenho todo o tempo que existe porque o tempo é meu, a vida é minha !”

Administrar o tempo é direcionar seu tempo para ações planejadas.

Princípios do Objetivo

São fins para os quais dirigimos as nossas atividades e onde queremos chegar.

Pergunte-se: Qual o meu objetivo ?

Princípio da Concentração

Permite convergirmos todas as nossas forças para um determinado objetivo em um determinado momento.

Pergunte-se: Em que devo concentrar-me ?

Princípio da Proteção

Permite obter resultados com menor esforço, assegurando uma melhor utilização do tempo.

Pergunte-se: O que devo evitar/eliminar para aumentar meu tempo produtivo ?

Princípio do Controle

Permite saber onde empregamos nosso tempo e se nossas ações e esforços estão como planejamos.

Redirecionar esforços.

Pergunte-se: Os resultados estão como planejei ?

Objetivos Essenciais:

São todos aqueles que o nosso comportamento depende para obter sucesso.

Necessários:

São todos aqueles necessários para melhorar o desempenho, mas não indispensáveis para a nossa sobrevivência.

Desejáveis:

São os desejáveis para a nossa melhoria, mas podem ser eliminados ou postergados.

Áreas de Concentração

Pessoais

Aspirações, estilo de vida, lazer, crescimento pessoal.

Familiares

Objetivos relativos à vida em família e em relação aos nossos familiares.

Profissionais

Na vida profissional, na carreira e desenvolvimento pessoal.

CONCENTRAÇÃO – FAÇA AS COISAS MAIS IMPORTANTES

Concentre-se no essencial faça primeiro as primeiras coisas mais importantes.

Comece fazendo as coisas em ordem decrescente de importância.

Faça uma coisa por vez.

Concentre-se na tarefa do momento.

FINALIZE E CONCLUA O QUE COMEÇOU

Não comece outro trabalho sem finalizar o anterior.

” SE O TEMPO QUE VOCÊ DISPÕE NÃO É SUFICIENTE, O PROBLEMA NÃO É DO TEMPO, É SEU ! “

DESPERDIÇADORES MAIS COMUNS

- Interrupções por telefone.

- Desrespeito aos horários.

- Equipamentos defeituosos ou inadequados ao trabalho.

- Falta de hábito na fixação de prioridades.

- Incapacidade de dizer “não”.

- Solicitações de Qualidade / quantidade de reuniões.

- Envolvimento operacional.

- Falta de consciência sobre a importância do tempo como recurso.

PROCRASTINAÇÃO

Mecanismo de defesa; o desejo de evitar algo que incomoda: tarefas difíceis, desagradáveis, pouco familiares ou que envolvem decisões críticas.

Procrastinar é fazer primeiro as coisas menos importantes, mas as mais fáceis. Fazer o “não planejado”, fazer as atividades de baixa prioridade.

Pode ser ainda arrumar a mesa ao invés de fazer o trabalho.

DICAS PARA RESOLVER A PROCRASTINAÇÃO

Estabeleça prazos de início e conclusão das tarefas. (a auto-imposição de prazos é mais forte do que você pode pensar) Faça o desdobramento das tarefas.

Não Espere a inspiração chegar. Vá atrás dela! Procure saber tudo sobre a tarefa a ser executada. Descubra as causas de sua indecisão. Evite o perfeccionismo. Aprenda a dizer não.

“A PROCRASTINAÇÃO IMPEDE O SUCESSO ”

DELEGAÇÃO

Delegar é fazer as coisas através das pessoas. Ao delegar, você:

* Partilha responsabilidades.

• Transmite autoridade para ajudar a execução, partilha a decisão.

COMO MELHORAR O PROCESSO DA DELEGAÇÃO

* Dar ênfase ao resultado.

* Evitar decisões rotineiras.

* Divorciar-se dos detalhes.

* Não fazer nada que possa delegar. *Manter abertas as linhas de comunicação.

* Dar instruções claras e sem ambigüidade.

* Evitar o perfeccionismo.

* Aprender com os erros.

* Recusar os “macaquinhos”.

* Dar ou receber autoridade compatível.

* Estabelecer controles adequados.

* Dar ou receber autoridade compatível.

• Estabelecer controles adequados.

COMO ORDENAR O FLUXO DE PAPÉIS

Ter um lugar (e apenas um) para reter o que achar necessário. Manter tudo no seu lugar, tendo à mão o trabalho do momento.

Despachar toda a papelada imediatamente (80% das tarefas que chegam até você podem ser executadas de imediato).

Não colocar de lado nenhum item antes de uma ação inicial (se não der solução, ao menos encaminhe).

Fazer uma triagem dos assuntos buscando dividir em:

- para tomar ação/urgente……………………………..( consultar diariamente)

- para tomar conhecimento…………………………(consultar a cada 2 dias)

- para leitura……………………………………(consultar uma vez por semana)

CONTROLE

Você realmente deve saber onde seu tempo é realmente empregado.

À partir disto, procure controlar diariamente as atividades realizadas e os resultados alcançados, confrontando-os com os planejados.

Defina então e tome medidas corretivas para manter-se no rumo, ou se necessário, redefinir este rumo.

REUNIÕES

* OS 20 PECADOS MORTAIS *

Ter opinião formada e decisão tomada e mesmo assim convocar uma reunião.

Não procurar conhecer a agenda e ir assim mesmo.

Convocar uma reunião para tomada de decisão. Fazer ata ao final da reunião. Dar importância somente ao assunto e esquecer do local.

Começar somente após todos estarem presentes.

Usar a agenda apenas como uma mera orientação.

Convocar uma única reunião com todos os envolvidos de uma só vez.

Fazer com que todos participem do início ao fim.

Não seguir regras, deixando a reunião correr livremente.

Crer que a reuniões não necessitam de liderança ou condução pelo fato de todos serem adultos e profissionais.

Sair da reunião devido à ligações telefônicas ou rádio.

Interromper a reunião para atender o celular.

Ao ser chamado “com urgência”, sair dizendo “volto já”.

Permitir conversas em paralelo, mesmo que com discrição.

Propor comer alguma coisa para não interromper a reunião.

Impor que a reunião dure até esgotar o assunto.

Discutir tudo, encerrar a reunião.

Confiar na memória.

Por cometer muitas falhas, acabar com as reuniões.

CONTROLANDO AS INTERRUPÇÕES

Identifique quem o interrompe (durante 2 semanas pelo menos):

Quem o procura para tratar de quais assuntos.

Quanto tempo demorou a interrupção, como evitar ou diminuir estas interrupções, sem prejuízo para as comunicações e para o relacionamento com as pessoas.

Estabeleça uma estratégia para proteger seu tempo.

Se interrompido, encurte o tempo, minimizando a interrupção.

Estabeleça limite de tempo mostre que você está ocupado.

Receba de forma menos confortável. vá direto ao assunto.

Calma, concentração e atenção.

Saiba dizer não.

Volte ao trabalho imediatamente.

Desencoraje as interrupções ou impeça que elas aconteçam.

Modifique o layout de sua sala.

Reserve um tempo só para si.

Cuidado com as auto-interrupções.

Não receba só problemas – peça soluções.

PROTEÇÃO DO TEMPO

Planeje a sua disponibilidade.

Reserve um período diário sem interrupção.

Cumpra prazos e horários e exija o mesmo dos outros.

Recuse atividades não ligadas aos seus objetivos.

Identifique e programe para os mesmos horários e/ou dias suas rotinas.

Execute num mesmo período tarefas afins.

Tente fazer as coisas de uma única vez.

Racionalize e simplifique tudo o que puder.

Evite adiar sem necessidade.

Evite indecisões.

Analise e decida mais rápido possível.

Despache sempre que puder.

Finalize e conclua tudo o que puder.

O que puder, faça agora.

Mantenha a mesa de trabalho organizada, isso ajuda na concentração.

Mantenha o arquivo organizado, com fácil e rápido acesso as informações.

Não faça nada que não possa ser delegado às pessoas.

Continuamente treine-se e treine as pessoas, aumentando a eficácia.

Não confie na memória – registre tudo.

Programe suas ações do dia, na véspera.

Avalie e controle regularmente as atividades realizadas e resultados alcançados x planejados

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