A FUNÇÃO COMPRAS

A função compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades necessárias, verificando se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

No processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento, a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

Para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, conseqüentemente, gerar lucros satisfatórios, é preciso minimizar os custos continuamente. O principal ponto de minimização devem ser os materiais utilizados, já que se referem a uma parcela considerável na estrutura do custo total.

Os objetivos básicos de uma seção de compras são:

• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;
• Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;
• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos;
• Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da seção de compras é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação das quantidades, qualidades e prazos que são necessários para a empresa operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção disporem do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.

Com os preços de venda tão competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. No entanto, manter-se bem relacionado com o fornecedor, antevendo eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez, o mais importante na época de escassez e altos preços.

A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

 

Organização das compras

Independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:

• Autoridade para compra
• Registro de compras
• Registro de preços
• Registro de estoques e consumo
• Registro de fornecedores
• Arquivos e especificações
• Arquivos e catálogos

Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de compras:

a)     Pesquisa de Fornecedores

• Estudo de mercado
• Estudo de materiais
• Análise de custos
• Investigação das fontes de fornecimento
• Inspeção das fábricas dos fornecedores
• Desenvolvimento de fontes de fornecimento
• Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos

b) Aquisição

• Conferência de requisições
• Análise das cotações
• Decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto
• Entrevistar vendedores
• Negociar contratos
• Efetuar as encomendas de compras
• Acompanhar o recebimento de materiais

c) Administração

• Manutenção de estoques mínimos
• Transferências de materiais
• Evitar excessos e obsolescência de estoque
• Padronizar o que for possível

d) Diversos

• Fazer estimativa de custo
• Dispor de material desnecessários, obsoletos ou excedentes
• Cuidar das relações comerciais recíprocas.

Além das atividades acima citadas, outras responsabilidades poderão ser partilhadas com outros setores:

• Determinação do que fabricar ou comprar
• Padronização e simplificação
• Especificações e substituições de materiais
• Testes comparativos
• Controle de estoques
• Seleção de equipamentos de produção
• Programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode alcançar quantidades apreciáveis, nestes casos é preciso saber se todas a compras devem ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de  compras separadas para cada fábrica ou divisão operacional.

As razões para estabelecer a descentralização das compras podem ser assim resumidas:

• Distância geográfica
• Tempo necessário para a aquisição de materiais
• Facilidade de diálogo

A centralização completa das compras apresenta as seguintes vantagens:

• Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais
• Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos
• Controle de materiais e estoques.

A pesquisa é o elemento básico para a operação da seção de compras. Mais do que nunca, a função compras requer procura sistemática e análise dos fatos, a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes, bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais a empresa negocia.

A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades.

• Estudo dos materiais – avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e a longo prazo das ofertas e demandas, tendências dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.
• Análise econômica – efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes.
• Análise de fornecedores – qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira.
• d) Análise do custo e do preço – razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais.
• Análise das embalagens e transportes – efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
• Análise administrativa – controle de formulários, simplificação do trabalho, emprego de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios.

Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações por causa do mesmo. Vejamos os mais importantes:

• Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predominem em suas funções.
• Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se, principalmente, ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares às verdadeiras exigências de produção.

• Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é, freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.

• Vendas. O departamento de vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já está transferindo-se para o P.C.P, que fica responsável por essas informações.
• P.C.P. A relação existente entre Compras e o P.C.P (Planejamento de Compras) é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais de metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e utilização.
• Controle de qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações. O Controle de qualidade geralmente faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer a Seção de Compras e, por intermédio desta, o fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.